販売管理システムを導入したものの、「データの移行が面倒」「外部のデータと連携できない…」といったお悩みを抱えていませんか？

そんな時に大活躍するのが、CSV（Comma-Separated Values）データです！

今回は、販売管理システムにおけるデータ連携で活用されるCSVデータの取り込みと、その活用方法について、分かりやすく解説します。
CSVデータを上手に使いこなして、システムの真価を引き出しましょう！

CSVとは、カンマ（,）で区切られたシンプルなテキストデータ形式のことです。

Excelやスプレッドシートなど、多くのソフトがこの形式に対応しているため、データの受け渡しに非常に便利です。

販売管理システムにおいて、CSVデータが重宝される主な理由は以下の通りです。

〇データの移行が簡単
既存の顧客データ、商品データ、過去の売上データなどをCSV形式に変換すれば、新しいシステムへの一括登録が簡単にできます。

〇外部システムとの連携
電子データ取引するEDIやとネットショップ、他の業務システムから出力したデータをCSVで取り込み、販売管理システムに反映させることができます。

〇手入力の手間を削減
大量のデータを手動で入力する手間を省き、入力ミスを減らすことができます。

CSVデータは、販売管理システムのさまざまな場面で活用できます。
具体的な活用方法を見ていきましょう。

販売管理システムを導入する際、まず必要になるのが「マスターデータ」の登録です。 マスターデータには、以下のようなものがあります。

〇顧客マスター
顧客名、住所、電話番号、担当者名など

〇商品マスター
商品名、商品コード、価格、在庫情報など

〇仕入先マスター
仕入先の企業情報、担当者名など

これらのデータを手作業で入力するのは大変な作業です。 CSV形式で一括取り込みをすれば、導入時の手間を大幅に削減し、スムーズなシステム稼働が可能になります。

ECサイトを運営している場合、ECサイトの受注データをCSVで出力し、販売管理システムに取り込むことで、売上データを自動で登録できます。これにより、手作業での入力が不要になり、入力ミスを防ぎながら作業時間を大幅に短縮できます。 また、仕入れ先からの仕入れデータをCSVで取り込むことで、仕入れ管理や在庫管理も効率的に行えます。また、EDIの仕組みではネットで受注、売上～請求など含め一通りの流れはネット上で完結しますが、販売管理システムに取り込むことで、データが一元化し、会社全体の売上の把握など分析に役立てます。

システムに蓄積されたデータをCSV形式で出力し、Excelなどの表計算ソフトで自由に加工・分析することも可能です

〇売上分析
商品別、顧客別、担当者別など、様々な切り口で売上データを分析し、マーケティング戦略や営業戦略に活かすことができます

〇在庫分析
在庫の回転率や死蔵在庫を分析し、最適な発注タイミングや在庫管理の改善に役立てることができます。

〇フォーマットを合わせる
システムごとに、CSVの列の並びやデータの形式（半角/全角など）に指定がある場合があります。事前にシステムの仕様を確認し、フォーマットを正確に合わせることが重要です

〇文字コードの確認
CSVデータには様々な文字コード（UTF-8、Shift-JISなど）があります。システムの指定と異なる文字コードで保存すると、文字化けを起こす可能性があるため、注意しましょう

〇バックアップを取る
万が一、データ取り込みに失敗した場合に備え、元のデータのバックアップを必ず取っておくことが大切です。

まとめ

販売管理システムにおけるCSVデータの取り込みは、データの移行や外部システムとの連携を可能にし、手作業による負担を大きく軽減してくれます。

CSVをうまく活用することで、データの正確性を保ちながら、
事務作業を効率化し、より戦略的な分析に時間を費やすことができるようになります。

「データの入力が大変…」と感じている方は、
ぜひこの機会にCSVデータの活用を検討し、販売管理システムをフル活用してみてはいかがでしょうか。

カシオ楽一では以下のCSVデータ対応機能が標準設定されています。
CSVデータ取込
お客様情報・仕入先様情報・商品情報・DM用マスタ情報
見積情報・受注情報・出荷情報・売上情報・入金情報
発注情報・入荷情報・仕入情報・支払情報

CSVデータ出力は、販売管理システムデータにある項目であれば出力可能。

EDIとの連携は大手スーパー様など実績あります。
※各システムとの連携なためオプションとなります。


※掲載している情報は、掲載時点のものです。