システムはあるのに若手が辞める？ 現場をパニックに陥れる「ツギハギのルール」と、人が育つ環境づくり
「本当に申し訳ありません。実家の事情で、どうしても会社を続けられなくなりました」
ある晴れた朝。気合を入れて出社した矢先に鳴った一本の電話。
昨日まで普通に「お疲れ様です！」と笑って帰った若手社員が、やむを得ない事情で今日から突然来られなくなる。
これは決してドラマの中だけの話ではなく、県内のごく普通の中小企業でも起こり得るリアルな問題です。
電話を切った後、現場には別れの寂しさよりも先に、実務的な「パニック」が襲いかかります。
「教えた手順通りに処理していれば、この数字にはならないはずだ。一体どこから計算して入力したんだ！？」
慌てて彼のパソコンを開くと、そこにはシステムに入力する前の『売上計算_自分用』『A社_進捗メモ』といった独自のデータが散乱。
「システム上の請求処理、どこまで完了してるんだ？ どこを見て計算した数字なのか分からないから、最初の注文書から全部さかのぼって確認し直さないとダメか…」
残された先輩たちは、過去の書類やデータをひっくり返してパズルを解く羽目になります。 なぜ、システムを導入しているはずの職場で、このようなパズル（属人化）が起きてしまったのでしょうか。
システムの「隙間」を埋める、目に見えない独自ルール
今の時代、パソコンや何らかの業務ソフトを導入している企業がほとんどです。
そのため、「うちは販売管理システムを入れているから、誰かが急に休んでも仕事が止まるようなことは起きない」と安心されている経営者の方も多いかもしれません。
しかし、現場の実務を若手社員の目線でよく見てみると、システムとシステムの「隙間」に、こんな”ツギハギのやり方”が残っていませんか？
- 「専務の手書きメモを解読してからじゃないと、システムに入力できない」
- 「システムで伝票を出した後、〇〇社だけはなぜか別のエクセル表にも手入力で打ち直さなければならない」
- 「最新の在庫数だけは、システムではなく倉庫のホワイトボードを見ないと正解が分からない」
実は、新入社員や若手が最も苦悩し、つまずくのは、システムの操作方法そのものではありません。
このシステムにたどり着くまでの「前さばき」や、システム間の情報を繋ぐための「社内独自のルール」なのです。
若手を追い詰める「負のループ」と苦肉の策
右も左もわからない中、忙しそうに走り回っている先輩に何度も初歩的な質問をするのは、若手にとって非常に勇気がいることです。
真面目な若手社員ほど、「何度も聞いたら迷惑になる」「こんなことも処理できない自分は仕事が遅いのではないか」と焦り、孤独感を深めていきます。
そして、なんとか自力で業務を回そうと考えた結果、苦肉の策として、システムに入力する前の手計算や進捗管理をまとめた「自分にしか分からない独自のエクセル（若手専用のルール）」を密かに作り上げてしまうのです。
彼らが突然いなくなると、残された側は「システムに入力された数値の根拠」や「どこまで処理が終わっているのか」を確認する術を失います。
それが結果的に、システムに登録されたデータを信じられなくなり、元書類からすべて遡って確認し直すという絶望的な作業を生み出してしまうのです。
ツギハギを無くし、若手が「自信を持てる」環境へ
家族の事情など、やむを得ない退職を完全に防ぐことは誰にもできません。 それならば、「誰かが突然抜けてもパニックにならない環境」を、会社側から用意しておくべきではないでしょうか。
特定の取引先だけの特別ルールや、システム入力前の面倒な手作業をなくし、すべての業務が「システムの中で完結する」スムーズな仕組みに整え直すこと。
これは、現場を混乱から守るための冷徹な防衛策であると同時に、今まさに現場で「独自のルール」に悩み、自信を失いかけている若手社員を救うためのアプローチでもあります。
業務のツギハギがなくなり、画面の通りに進めれば誰でも正しい処理ができるようになれば、若手は初日から「自分にもできる！」という成功体験を積むことができます。
不要なプレッシャーから解放され、のびのびと成長できる心理的にも安全な環境が生まれるのです。
余裕が生み出す、人が育つ温かい職場
もし、あなたの会社から複雑な独自ルールが消え、誰もが迷わず使える仕組みが整っていたら。未来の情景は、こう変わるはずです。
（新入社員の心の声） 「この画面の通りに進めていけばいいから、すごく分かりやすい！あっちのエクセルに入力して、こっちのノートも見て…っていう手間がないからサクサク仕事が進むな。あ、でもこの返品処理のやり方、どっちのパターンだろう……」
（先輩の声） 「〇〇さん、そこで手止まってるけど、迷ってる？ ちょっと一緒に画面見ようか」
（新入社員の心の声） 「あ、先輩がすぐに気づいて声かけてくれた。忙しいのにちゃんと見ててくれるんだ。この会社なら、安心して頑張れそうだ！」
特定の人しかできないツギハギの手作業がシステムに吸収されることで、先輩たちの日々の業務にゆとりが生まれます。
困って縮こまっている若手の背中や、返事のトーンの少しの変化に気づき、スッと手を差し伸べることができる。
そんな「社員同士が心を通わせ、気遣い合える温かい組織」を取り戻すための第一歩が、業務環境の見直しなのです。
【あとがき】
最後までお読みいただきありがとうございます。
コラム内で触れた「誰もが迷わず操作でき、先輩にも余裕が生まれる環境」。
それを実現するために、まずは”ツギハギの手作業”を一つ見直してみる。そのお手伝いを私たちにさせてください。
貴社の現場の課題に合わせて、以下のような解決策をご用意しています。
- 「システムはあるのに、結局エクセルでの手入力や二重管理がなくならない…」 → 画面の案内に従うだけで、注文の受付から請求までをひとつにまとめられる『楽一 / 楽一EZ』
- 「電話やFAXの対応で先輩が走り回っていて、若手が質問しづらい空気を変えたい…」 → スマホやパソコンを使ったWeb受発注に切り替え、現場のバタバタを解消する『BC受発注』
- 「若手がメールの『誤送信』におびえるプレッシャーをなくし、一括送信で業務にゆとりを作りたい…」 → 取引先への確実な業務連絡を安全・スムーズに行い、心理的な負担を減らす『SMBメール』
- 「メールの添付ファイルの保存忘れや、『どこに保存したか分からない』という現場の混乱を防ぎたい…」 → 取引情報を自動で取り込み、電子帳簿保存法にも対応してパソコンの中に安全に整理・保管する『おまかせeBOX』
いきなり会社のやり方をすべて変える必要はありません。
日々のちょっとした面倒な作業を見直すだけでも、「新人がここでつまずいていたのか」という発見があったり、思わぬ業務スピードの向上に繋がったりするものです。
そして、そうした小さな変化の積み重ねが、若手が自信を持って働ける「ゆとりのある職場環境」を作り、現場を好転させていくきっかけとなります。
「うちの事務作業、どこから手をつければいいだろう？」と迷われましたら、ぜひお気軽にご相談ください。
貴社の現場に合った「最初の一歩」を一緒に見つけるお手伝いをさせていただきます。
【ご相談はお気軽に】
「自社の業務の流れに合うか知りたい」「楽一・楽一EZでどんなことができるのか実際の画面を見てみたい」という方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。
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